Restoranda Mal Kabulü: Fark, Stok ve Fatura Eşleştirme Kontrolü

Mal kabulü satın alma sürecinin sonu değildir. Stok veya ödeme kaydı yapılmadan önce gerçek miktar, fiyat ve kalite onaylı satın alma siparişiyle karşılaştırılmalıdır.

Kabulden önce siparişi kontrol edin

Sipariş numarası, tedarikçi, tarih, beklenen ürünler, fiyatlar, ölçü birimleri ve kalite koşulları doğrulanır. Referansı belirsiz teslimat otomatik olarak kaydedilmez.

Miktar ve kaliteyi inceleyin

• Sipariş edilen, teslim edilen ve kabul edilen miktar
• Sipariş, teslimat ve tüketim birimi ile dönüşüm katsayısı
• Fiyat, indirim ve koşullar
• Hasar, sıcaklık, son kullanma ve ambalaj
• Alternatif, fazla veya yanlış ürün

Tam ve kısmi teslimatı ayrı kaydedin

Kısmi teslimatta alınan, kabul edilen, reddedilen ve açık kalan miktar ile satır durumu ve sonraki tarih aynı satın alma siparişinde tutulur. Siparişi erken kapatmak eksik miktarı gizler.

Ölçü birimlerini kontrol edin

Koli, paket, kilogram ve tüketim birimi karışıklığı stok hatasına yol açar. Stok artışından önce sipariş birimi, teslim birimi ve dönüşüm katsayısı kontrol edilmelidir.

Üç yönlü eşleştirme uygulayın

Satın alma siparişi, gerçek mal kabulü ve tedarikçi faturası karşılaştırılır. Ödenecek miktar ve fiyat, faturadaki sayıdan değil kabul edilmiş teslimat ve anlaşmadan türetilir.

• Sipariş: Ne kadar ve hangi fiyatla onaylandı?
• Mal kabulü: Gerçekte ne ve hangi kalitede teslim alındı?
• Fatura: Tedarikçi hangi miktar ve tutarı talep ediyor?

Koşullu ve reddedilen ürünleri ayırın

Hasarlı, yanlış veya uygunsuz ürün normal kullanılabilir stok olarak kaydedilmez. Kabul, koşullu kabul, ret, iade veya inceleme durumu ve karar sorumlusu belirtilir. Gıda güvenliği ve kalite kriterleri doğrulanmış yerel prosedüre göre uygulanır.

Fark onay akışı

1. Miktar, fiyat veya kalite farkını aynı kabul kaydına yazın.
2. Belge ve teslim alan kişinin açıklamasını ekleyin.
3. Kullanılabilir stoku yalnızca onaylı miktar kadar artırın.
4. Alacak notu, değişim veya fatura düzeltmesini tedarikçiye bağlayın.
5. Çözümü ve onaylayan kullanıcıyı kaydedin.

Stoku yalnızca doğrulanmış miktarla artırın

Stok, sipariş veya fatura miktarına göre değil kabul edilen fiziksel miktara göre artar. Reddedilen ya da karantinadaki ürün normal kullanılabilir stok dışında kalır.

Destekleyici belgeleri birlikte tutun

İrsaliye, fatura numarası, fotoğraf, sıcaklık kaydı, not ve yazışmalar sistem destekliyorsa satın alma kaydına bağlanır.

Pratik senaryo

Restoran on koli içecek sipariş eder. Sekiz koli sağlam gelir, bir koli hasarlıdır ve bir koli teslim edilmez. Sekiz koli kullanılabilir stoğa girer, hasarlı koli reddedilir ve bir koli siparişte açık kalır. Fatura kabul edilen teslimat ve fiyatla eşleşene kadar bekletilir veya düzeltilir.

Tedarikçi performans göstergeleri

• Tam ve zamanında teslimat oranı
• Eksik veya yanlış ürün sıklığı
• Siparişe göre fiyat farkı
• Hasarlı veya reddedilen ürün
• Farkın çözüm ve düzeltme süresi

Lonio nasıl yardımcı olabilir?

Doğrulanmış yapılandırmaya bağlı olarak Lonio sipariş, mal kabulü, stok hareketi, tedarikçi ve raporları bağlayabilir. Otomatik stok kaydı, onaylar, ekler ve fatura eşleştirme canlı kurulumda doğrulanmalıdır.

Sonuç

Doğru mal kabulü yanlış stok, kayıp eksik teslimat ve hatalı tedarikçi ödemesini önler.

Sık sorulan sorular

Stok siparişe göre mi gerçek teslimata göre mi artar?

Yalnızca fiziksel olarak alınan ve onaylanan miktar kullanılabilir stoğu artırır.

Kısmi teslimat nasıl kaydedilir?

Alınan miktar kaydedilir, kalan miktar durumu ve sonraki tarihiyle açık kalır.

Üç yönlü eşleştirme nedir?

Satın alma siparişi, gerçek mal kabulü ve tedarikçi faturasının karşılaştırılmasıdır.

Hasarlı ürün nasıl yönetilir?

Reddedilir, iade edilir veya incelemeye alınır; normal kullanılabilir stok olmaz.