Yazar kasa arızalandı: Avusturya'da ne yapmalı?

Yazar kasa çoğu zaman tam da işletmede işlerin en yoğun olduğu anda devre dışı kalır: elektrik kesintisi, arızalı donanım, kopan bir bağlantı veya güvenlik ünitesindeki bir sorun nedeniyle. Ekip için bu durumda öncelikli olan şudur: sakin kalmak, arızayı belgelemek ve net bir prosedüre göre hareket etmek.

Bu yazıda, Avusturya'da bir kasa arızasında temel olarak nelere dikkat edilmesi gerektiğini, elle yazılan fişlerin ne zaman gerekli olduğunu ve hangi koşullarda FinanzOnline üzerinden bildirim yapılması gerektiğini öğreneceksiniz.

Önce netleştirin: Tam olarak ne arızalandı?

Bundan sonraki adımlar için belirleyici olan, yazar kasanın kendisinin mi yoksa yalnızca imza/mühür oluşturma biriminin (Siegelerstellungseinheit) mi etkilendiğidir.

Yalnızca güvenlik ünitesi devre dışı kaldıysa

Yalnızca imza/mühür oluşturma birimi çalışmıyorsa, yazar kasa kural olarak kullanılmaya devam edilebilir. Ancak bu süre içinde düzenlenen fişlerde şu ibare

„Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ (güvenlik ünitesi devre dışı)

yer almalıdır.

Güvenlik ünitesi yeniden çalışır duruma geldikten sonra, RKSV uyarınca gerekli olan toplu fişin (Sammelbeleg) oluşturulması gerekir.

Yazar kasanın kendisi devre dışı kaldıysa

Yazar kasanın tamamı devre dışı kalırsa, nakit satışlar mümkünse çalışır durumdaki başka bir yazar kasada kaydedilmelidir.

Başka bir kasa mevcut değilse, satışlar elle belgelenebilir. Düzenlenen her fişin bir ikinci nüshası saklanmalıdır.

Elle yazılan fişler: Satış devam edebilir

Bir kasa arızası, otomatik olarak artık satış yapılamayacağı anlamına gelmez. Başka bir yazar kasa mevcut değilse, arıza süresince elle yazılan fişler düzenleyebilirsiniz.

Bunun için, kopyalı fiş koçanlarını işletmede el altında bulundurmanız önerilir.

Elle yazılan bir fişte özellikle şu bilgiler yer almalıdır:

• işletmenin adı ve adresi
• bir defaya mahsus verilen, ardışık bir fiş numarası
• düzenlenme tarihi
• malın miktarı ve ticari olarak yaygın tanımı ya da hizmetin türü ve kapsamı
• nakit ödeme tutarı

„Yemekler“, „İçecekler“ veya „Ürünler“ gibi genel tanımlar her zaman yeterli olmaz. Tanım, satılan malın veya sunulan hizmetin izlenebilir kalmasını sağlayacak kadar somut olmalıdır.

İkinci nüshalar eksiksiz ve düzenli biçimde saklanmalıdır. Bunlar daha sonra yazar kasadaki sonradan kaydın temelini oluşturur.

Kasa yeniden devreye alındıktan sonra ne olur?

Yazar kasa yeniden çalışır çalışmaz, arıza süresince elle belgelenen satışların sonradan kaydedilmesi gerekir.

Bu sırada ilgili elle yazılan fişin numarasına ya da kopyasına atıfta bulunulabilir. Dolayısıyla tüm fiş içeriklerinin bir kez daha eksiksiz olarak kasaya girilmesi zorunlu değildir.

Belirli koşullar altında, sonradan kayıt bir günlük toplu fiş (Tagessammelbeleg) biçiminde de yapılabilir. Bu fişten en azından şunlar açıkça anlaşılmalıdır:

• ilk elle yazılan fişin sıra numarası
• son elle yazılan fişin sıra numarası
• ilgili tüm fişlerin toplamı
• tutarların ilgili doğru vergi oranlarına göre dağılımı

Elle yazılan fişlerin ikinci nüshaları, sonradan kayıttan sonra da saklanmalıdır.

48 saati aşan arızalar: FinanzOnline üzerinden bildirim

BMF'nin düzenlemelerine göre, 48 saatten uzun sürmeyen bir arıza her durumda yalnızca geçici sayılır.

Arıza daha uzun sürerse veya kısa sürede giderilemeyeceği şimdiden öngörülüyorsa, arızanın gereksiz gecikme olmaksızın FinanzOnline üzerinden bildirilmesi gerekir. BMF'nin güncel yorumuna göre bu, genel olarak en geç bir hafta içinde bildirim yapılması anlamına gelir.

Bu kural, hem yazar kasanın yalnızca geçici olmayan arızası hem de imza/mühür oluşturma biriminin benzer şekilde arızalanması için geçerlidir.

Arıza giderildikten sonra, daha önce bildirilen arızanın sona erdiği de FinanzOnline üzerinden bildirilmelidir. Kasanın yeniden devreye alınması artık mümkün değilse, bunun yerine kasanın kullanımdan kaldırıldığı (Außerbetriebnahme) bildirilmelidir.

Arızayı izlenebilir biçimde belgeleyin

Fişlere ek olarak, teknik olayın işletme içinde belgelenmesi de önerilir. Buna örneğin şunlar dahildir:

• arızanın başlangıcı ve bitişi
• etkilenen kasa veya güvenlik ünitesi
• tahmin edilen ya da doğrulanan neden
• alınan önlemler
• kasa sağlayıcısıyla kurulan iletişim
• sonradan kaydın yapıldığı zaman
• varsa FinanzOnline üzerinden yapılan bildirim ve yeniden devreye alma

Düzgün bir dokümantasyon; kasa sağlayıcısı, mali müşavir ve gerektiğinde vergi idaresi ile mutabakatı kolaylaştırır.

Hazırlık işin yarısıdır

Bir kasa arızasına hazırlanmak için en iyi zaman, arıza gerçekten yaşanmadan öncesidir. Kısa bir işletme içi kontrol listesi ekibe güven verir ve doğaçlama süreçlerin önüne geçer.

Özellikle şu önlemler faydalıdır:

• kopyalı fiş koçanları ve yedek malzeme bulundurmak
• elle yazılan fişler için sabit bir saklama yeri belirlemek
• ekip içinde sorumlulukları netleştirmek
• kasa sağlayıcısının ve mali müşavirin iletişim bilgilerini kayıt altına almak
• elle fiş düzenleme ve sonradan kayıt sürecini bir kez prova etmek
• veri yedeklemelerini ve dışa aktarma olanaklarını düzenli olarak kontrol etmek
• olası bir yedek kasayı teknik ve organizasyonel olarak hazırlamak

Önemli olan, tüm çalışanların fiş koçanlarının nerede bulunduğunu ve elle yazılan bir fişe hangi bilgilerin girilmesi gerektiğini bilmesidir.

Modern bir kasa sistemi nasıl destek olabilir?

Bulut tabanlı bir kasa sistemi her arızayı önlemez. Elektrik sorunları, arızalı cihazlar, yazıcı arızaları veya güvenlik ünitesindeki aksaklıklar yine de yaşanabilir.

Ancak modern bir teknik altyapı, etkileri azaltabilir. Merkezi olarak yedeklenen veriler, izlenebilir işlemler ve sonradan kayıt için yapılandırılmış işlevler, işletmenin faaliyete yeniden başlamasını kolaylaştırır.

Yedek bir istasyon önceden doğru şekilde kurulmuş ve kullanıma hazırlanmışsa, arıza durumunda daha hızlı devreye alınabilir. Bu nedenle belirleyici olan yalnızca bir kasa sisteminin bulut tabanlı olup olmadığı değil; veri yedekleme, cihaz değişimi, RKSV süreçleri ve desteğin ilgili sistemde somut olarak nasıl uygulandığıdır.

Sonuç

Bir kasa arızası tatsız bir durumdur; ancak önceden hazırlanmış bir prosedürle rahatlıkla yönetilebilir.

Yalnızca güvenlik ünitesi etkilenmişse, kasa kural olarak „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ ibaresiyle kullanılmaya devam edilebilir. Kasa tamamen devre dışı kalırsa, satışlar mümkünse başka bir yazar kasada, aksi halde elle yazılan fişlerle belgelenmelidir.

Arıza giderildikten sonra satışların sonradan kaydedilmesi ve ikinci nüshaların saklanması gerekir. Yalnızca geçici olmayan bir arızada ayrıca FinanzOnline üzerinden bildirim yükümlülüğüne dikkat edilmelidir.

Net sorumluluklar, hazır fiş koçanları ve güvenilir bir kasa sistemiyle işletmeniz arıza durumunda da faaliyetini sürdürebilir.

Lonio'nun güvenli ve izlenebilir bir kasa işleyişinde size nasıl destek olduğunu ücretsiz bir ön görüşmede memnuniyetle gösteririz.

Kaynak: Tekil kayıt, yazar kasa ve fiş düzenleme yükümlülüğüne ilişkin genelge (BMF, Findok)

Not: Bu yazı yalnızca genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya vergisel danışmanlığın yerini tutmaz. Bağlayıcı bilgi için lütfen mali müşavirinize veya yetkili makama başvurun.