Recepția Mărfii în Restaurant: Diferențe, Stoc și Verificarea Facturii
Ghid pentru controlul recepției cu cantitatea reală, livrare parțială, unități, diferențe, intrare în stoc și compararea comenzii, recepției și facturii.
- Bahram Davoodi
Recepția mărfii nu încheie achiziția. Înainte de actualizarea stocului sau aprobarea plății, cantitatea, prețul și calitatea efective trebuie comparate cu comanda aprobată.
Verificări înainte de recepție
Confirmați numărul comenzii, furnizorul, data, produsele așteptate, prețurile, unitățile și condițiile de calitate. O livrare fără referință clară rămâne în verificare.
Controlul cantității și calității
- Cantitatea comandată, livrată și acceptată
- Unitatea de comandă, livrare și consum cu factor de conversie
- Prețul, reducerea și condițiile
- Deteriorarea, temperatura, termenul și ambalajul
- Produse înlocuitoare, suplimentare sau greșite
Separați livrarea completă de cea parțială
La livrare parțială, cantitatea primită, acceptată, respinsă și rămasă, starea liniei și următoarea dată rămân în aceeași comandă. Închiderea prematură ascunde lipsa.
Controlul unităților de măsură
Confuzia dintre cutie, pachet, kilogram și unitate de consum produce erori de stoc. Verificați unitățile și factorul înainte de intrare.
Potrivirea în trei pași
Comparați comanda de achiziție, recepția reală și factura furnizorului. Cantitatea și prețul plătibile urmează marfa acceptată și condițiile convenite.
- Comanda: ce a fost aprobat?
- Recepția: ce a fost primit și acceptat?
- Factura: ce solicită furnizorul?
Marfă acceptată condiționat sau respinsă
Produsele deteriorate, greșite sau neconforme nu intră în stocul normal utilizabil. Înregistrați acceptarea, acceptarea condiționată, respingerea, returul sau verificarea și responsabilul. Criteriile de siguranță urmează procedura locală confirmată.
Flux de aprobare a diferențelor
- Înregistrați diferența de cantitate, preț sau calitate.
- Adăugați dovada și explicația recepționerului.
- Creșteți stocul doar cu cantitatea aprobată.
- Legați nota de credit, înlocuirea sau corectarea facturii de furnizor.
- Înregistrați soluția și aprobatorul.
Documente suport
Avizul, numărul facturii, fotografiile, temperaturile, notele și corespondența se păstrează cu achiziția dacă sistemul confirmat permite.
Scenariu practic
Restaurantul comandă zece cutii de băuturi. Opt sosesc în regulă, una este deteriorată și una nu este livrată. Opt intră în stocul utilizabil, cutia deteriorată este respinsă, iar una rămâne deschisă. Factura este blocată sau corectată până corespunde recepției acceptate.
Indicatori ai furnizorului
- Livrare completă și la timp
- Lipsuri sau produse greșite
- Diferență de preț
- Marfă deteriorată sau respinsă
- Timp de rezolvare și creditare
Cum poate ajuta Lonio?
În funcție de configurația confirmată, Lonio poate lega comenzile, recepțiile, mișcările de stoc, furnizorii și rapoartele. Intrarea automată, aprobările, atașamentele și verificarea facturii trebuie validate în sistemul activ.
Concluzie
Recepția corectă previne stocuri false, lipsuri ascunse și plăți greșite.
Întrebări frecvente
Stocul crește după comandă sau după livrarea reală?
Doar cantitatea primită fizic și aprobată crește stocul utilizabil.
Cum se înregistrează livrarea parțială?
Se înregistrează primitul, iar restul rămâne deschis cu stare și dată.
Ce este potrivirea în trei pași?
Compararea comenzii, recepției reale și facturii furnizorului.
Cum se gestionează marfa deteriorată?
Ca respinsă, returnată sau în verificare, în afara stocului normal.
