Sistem POS pentru zona de luat masa în aer liber: împărțirea meselor

O zonă de luat masa în aer liber complet utilată este cel mai bun semn al unei veri reușite – și, în același timp, unul dintre cele mai dificile teste de stres pentru servire, bucătărie și casa de marcat.

Mai multe mese comandă simultan, oaspeții vor să plătească separat, bacșișurile se acordă în numerar sau cu cardul, iar comenzile trebuie transmise către bucătărie și bar fără întârziere. Tocmai în orele de vârf devine clar dacă un sistem POS degrevează cu adevărat echipa sau creează muncă suplimentară.

Acest articol explică ce funcții POS sunt deosebit de utile pentru restaurantele din Austria în timpul sezonului estival și cum pot fi eficientizate procesele tipice din zona de luat masa în aer liber.

Perioade de vârf: De ce vara pune o presiune deosebită pe casa de marcat

Între orele 12 și 14, precum și seara, în grădina de bere au loc simultan multe procese: se adaugă mese noi, se comandă mai multe băuturi, se transmit solicitări speciale și se pregătesc notele de plată.

Fiecare pas suplimentar costă timp în această situație. Dacă echipa de servire trebuie să treacă frecvent de la zona de relaxare în aer liber, la bar și la casa de marcat, pot apărea timpi de așteptare și erori.

Prin urmare, un sistem POS care oferă următoarele caracteristici este util:

• Comanda direct la masă este posibilă,
• Planul meselor este clar împărțit în zonă interioară, terasă sau grădină de bere,
• oferă articole vândute frecvent ca butoane de apelare rapidă,
• și transmite automat comenzile către stația de preparare corectă.

Acest lucru asigură claritatea procesului de comandă chiar și atunci când mai multe mese doresc să comande sau să plătească simultan.

Împărțirea meselor: Separați facturile fără timp de așteptare inutil

„Vom plăti separat” este o afirmație obișnuită în multe restaurante. Mai ales în cazul grupurilor mai mari, împărțirea notei de plată trebuie să fie rapidă și transparentă.

Un sistem modern de punct de vânzare ar trebui să suporte diferite opțiuni:

• Atribuiți elemente individuale unei persoane
• împărțiți pozițiile comune între mai mulți invitați
• împărțiți suma totală în mod egal
• Combină plățile în numerar și cu cardul într-o singură masă,
• și documentați în mod clar mai multe plăți parțiale.

Dacă articolele sunt într-adevăr împărțite în mai multe facturi separate, sistemul punctului de vânzare ar trebui să genereze chitanțe corecte și trasabile. În mod similar, o notă de plată la o masă comună, plătită de mai mulți oaspeți, trebuie să fie reflectată clar și complet în sistem.

Este important ca echipa de service să nu fie nevoită să șteargă manual articolele, să le reintroducă în sistem sau să le mute în mod stângaci între facturi.

Înregistrați transparent bacșișurile – plăți în numerar și cu cardul

Bacșișul nu se mai acordă exclusiv în numerar. Atunci când plătesc cu cardul, oaspeții pot selecta adesea suma dorită direct la terminal sau o pot introduce echipa de service.

Pentru o închidere transparentă a casei de marcat, se recomandă documentarea bacșișurilor separat de vânzările obișnuite. Acest lucru facilitează urmărirea tranzacțiilor ulterioare.

• cât bacșiș a fost dat în numerar
• suma primită prin plata cu cardul
• cum sunt distribuite bacșișurile în cadrul echipei
• și ce sume sunt relevante pentru contabilitatea salariilor și consultanța fiscală.

Mai ales că reglementările mai uniforme privind bacșișul vor intra în vigoare în toată Austria în 2026, întreprinderile de catering ar trebui să colaboreze cu consultantul fiscal sau cu departamentul de salarizare pentru a stabili o procedură internă clară.

Un sistem adecvat pentru punctul de vânzare susține aceste procese fără a amesteca bacșișurile cu vânzările efective de bunuri sau servicii.

Bucătărie și bar: Comenzi fără țipete sau haos de hârțogărie

Cu cât zona de mese în aer liber este mai mare, cu atât distanțele dintre personalul de servire, bucătărie și bar sunt mai mari. Dacă comenzile sunt transmise verbal sau scrise pe foi de hârtie scrise de mână, crește riscul de neînțelegeri și întârzieri.

Rutarea directă de la casa de marcat poate reduce semnificativ volumul de muncă. În funcție de afacere, comenzile pot fi trimise către diferite stații, de exemplu:

• Trimiteți mâncarea la imprimanta sau monitorul din bucătărie,
• Băuturi la bar,
• Deserturi la o stație separată,
• sau grupuri specifice de produse într-o zonă de lucru separată.

Pe lângă numărul mesei și al comenzii, ar trebui comunicate clar și ordinea felurilor de mâncare, cantitățile și solicitările speciale.

Acest lucru permite echipei de servire să stea mai mult timp cu oaspeții și să petreacă mai puțin timp între grădina de bere, bar și bucătărie.

Sfârșitul zilei după o lungă zi de vară

După ce pleacă ultimul oaspete, sfârșitul zilei ar trebui să fie cât mai clar și structurat posibil.

Aceasta include, în multe companii:

• numărarea banilor
• Reconcilierea plăților cu cardul
• Colectați sfaturi sau pregătiți-le pentru distribuire ulterioară,
• Verificați posibilele diferențe,
• și creați extrasul de cont zilnic sau Z-Bon.

Un sistem POS care afișează separat vânzările în numerar, plățile cu cardul, voucherele și bacșișurile poate scurta semnificativ acest proces.

Datele sunt apoi disponibile într-un format structurat pentru rapoarte, exporturi sau procesare ulterioară de către consultanții contabili și fiscali. Acest lucru reduce efortul necesar pentru introducerea manuală a datelor și corecțiile ulterioare.

Listă de verificare pentru sezonul de vârf

Înainte de începerea sezonului estival, restaurantele ar trebui să își revizuiască temeinic cele mai importante procese legate de casele de marcat:

• Configurați butoane de apelare rapidă pentru articolele de vară vândute frecvent
• Actualizați zonele de luat masa în aer liber și planurile meselor
• Testarea împărțirii tabelelor și a plăților parțiale cu echipa
• Înregistrați clar banii în numerar și bacșișurile de pe card
• Verificați voucherele din bucătărie și bar pentru alocarea corectă
• Testarea secvenței de viteze și solicitări speciale
• Atribuiți responsabilități pentru închiderea zilei
• Verificați sincronizarea corectă a terminalului de card și a casei de marcat
• Aveți la îndemână hârtie de rezervă și consumabile pentru imprimantă.
• Instruirea echipei pentru gestionarea orelor de vârf și a cazurilor speciale tipice

Concluzie

Sezonul estival nu lasă loc pentru procese complicate sau neclare. Dacă împărțirea meselor, bacșișurile, comunicarea în bucătărie și procedurile zilnice de închidere sunt înregistrate clar în casa de marcat, echipa de servire poate servi mai mulți oaspeți cu mai puțin stres.

În același timp, plățile, încasările și datele de închidere sunt documentate într-un mod trasabil – un avantaj important pentru operațiunile în curs și contabilitatea ulterioară.

Lonio vă permite să cartografiați procesele cheie din restaurante în mod clar și flexibil. Doriți să simplificați împărțirea meselor, bacșișul, comenzile din bucătărie și procedurile de închidere la sfârșitul zilei în unitatea dvs.? Într-o consultație inițială gratuită, vă vom arăta cum pot fi implementate procesele dvs. existente cu Lonio.

Notă: Acest articol este doar cu titlu informativ general și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Pentru informații obligatorii din punct de vedere juridic, vă rugăm să consultați consilierul fiscal sau autoritatea relevantă.