Managementul depozitelor în Austria: Un ghid privind inventarul și

Pentru multe întreprinderi mici din Austria, gestionarea depozitului este una dintre acele sarcini care devin evidente doar atunci când lucrurile merg prost. Dar, de îndată ce articolul cel mai bine vândut se epuizează, produsele cu circulație lentă rămân pe rafturi, stocul durează o veșnicie sau vânzările nu corespund nivelurilor stocurilor, devine rapid clar cât de importantă este cu adevărat o gestionare corectă a depozitului.

Gestionarea stocurilor înseamnă controlul sistematic al depozitării, nivelurilor stocurilor și fluxului de mărfuri. Pentru companii, brutării, buticuri, cafenele, saloane de servicii sau operațiuni cu mai multe sucursale, aceasta nu este doar o sarcină din culise. Inventarierea precisă are un impact direct asupra vânzărilor, achizițiilor, raportării, fluxului de numerar și experienței clienților.

În acest ghid, vă explicăm la ce ar trebui să fie atentă companiile austriece atunci când își selectează sau își îmbunătățesc software-ul de depozitare, cum poate fi făcut inventarul mai practic, cum este legat stocul de mărfuri de activitatea zilnică și ce contribuție poate aduce Lonio.

Ce este mai exact managementul depozitului?

În esență, gestionarea stocurilor înseamnă cunoașterea articolelor aflate în stoc, a locului în care se află fiecare articol, a volumului vândut, a momentului în care este necesară o reaprovizionare și a modului în care stocul real corespunde cu stocul înregistrat. În practică, aceasta implică vânzări, achiziții, recepții de mărfuri, ieșiri de mărfuri, retururi, transferuri între locații și rapoarte de management.

Într-o întreprindere mică, gestionarea stocurilor ar putea începe inițial cu o foaie de calcul Excel sau cu notițe scrise de mână. Cu toate acestea, de îndată ce numărul de produse, variante, coduri de bare, sucursale sau comenzi crește, introducerea manuală a datelor duce la numeroase erori. Prin urmare, sistemul de gestionare a stocurilor ar trebui integrat cât mai strâns posibil cu procesul de vânzări și cu cel de la punctul de vânzare.

Pentru a afla mai multe despre funcția centrală de inventar a Lonio, pagina - Gestionarea stocurilor și depozitelor este un bun punct de plecare.

De ce este important inventarul precis pentru vânzări?

Nivelurile precise ale stocurilor sunt cruciale nu doar pentru personalul din depozit, ci și pentru personalul de vânzări, management și clienți. Dacă personalul de vânzări nu știe dacă un articol este în stoc, răspunsurile sale către clienți vor fi lente și incerte. Dacă managementul nu cunoaște nivelurile reale ale stocurilor, următoarea achiziție devine un joc de ghicit. Și dacă sistemul punctului de vânzare nu reflectă nivelurile reale ale stocurilor, nici rapoartele nu vor oferi o imagine reală.

Un magazin de modă, de exemplu, trebuie să știe ce mărimi și culori sunt disponibile. O brutărie trebuie să știe ce produse vor rămâne la sfârșitul zilei. O cafenea ar trebui să urmărească mai atent consumul de ingrediente sau produse ambalate. În toate aceste exemple, gestionarea stocurilor nu este doar o activitate în depozit, ci o parte integrantă a luării deciziilor zilnice.

Când vânzările și stocurile sunt legate, fiecare vânzare actualizează automat nivelul stocului. Acest lucru reduce nevoia de ajustări manuale și face ca rapoartele să fie mai fiabile.

Ce înseamnă inventarul și de ce durează atât de mult?

Inventarierea înseamnă numărarea stocului real și compararea acestuia cu inventarul înregistrat. Pentru multe companii, inventarierea este una dintre cele mai plictisitoare sarcini, deoarece datele nu au fost întreținute corespunzător pe tot parcursul anului. Dacă vânzările, retururile, bunurile primite și corecțiile nu sunt înregistrate prompt, inventarierea devine o sarcină majoră.

Un software bun nu poate înlocui numărătoarea fizică, dar poate simplifica și îmbunătăți semnificativ controlabilitatea. Dacă articolele sunt clasificate corespunzător, codurile de bare sunt stocate corect, mărfurile primite și ieșite sunt înregistrate și sunt disponibile rapoarte privind discrepanțele de stoc, gestionarea stocurilor devine mai previzibilă.

Prin urmare, merită să nu privim inventarul doar ca pe o sarcină de sfârșit de an. Cu operațiuni zilnice eficiente, numărătorile intermediare, corectările discrepanțelor și inspecția articolelor evidente devin semnificativ mai ușoare.

Inventarul și legătura acestuia cu activitatea zilnică

Inventarul descrie starea actuală a stocului de bunuri. Această stare trebuie actualizată pe baza vânzărilor zilnice. Dacă un articol este vândut fără ca inventarul să fie actualizat, raportul de inventar devine rapid inexact. Dacă nivelul stocului scade fără ca echipa să observe, se pierd vânzări sau clienții primesc informații incorecte.

Un sistem adecvat ar trebui să arate ce articole sunt în stoc, care sunt pe cale să se epuizeze, care se vând prost și care trebuie rearanjate. Pentru afacerile cu mai multe categorii de produse, astfel de rapoarte fac deciziile de cumpărare mai precise.

În Lonio, conectarea stocurilor cu vânzările și raportarea poate ajuta la reducerea fragmentării datelor operaționale. Pagina (Casa de marcat) și (Vânzări) este, de asemenea, utilă pentru înțelegerea rolului vânzărilor în acest context.

Cod de bare, catalog și structură de produs

Dacă produsele nu sunt configurate corect, nici gestionarea stocurilor nu poate fi precisă. Numele produsului, categoria, prețul, codul de bare, varianta, unitatea de măsură și starea stocului trebuie structurate logic de la bun început. În caz contrar, va apărea rapid confuzie în cadrul echipei în timpul vânzărilor, achizițiilor, raportării și numărării stocurilor.

Un cod de bare poate crește semnificativ viteza și precizia, în special în comerțul cu amănuntul, industria modei, brutăriile mari, supermarketurile mici sau magazinele cu game diverse de produse. Atunci când scanerul de coduri de bare este conectat la sistemul de gestionare a stocurilor, riscul selecției incorecte a produselor scade, iar datele de vânzări sunt înregistrate mai precis.

Pentru structura produsului, pagina Katalog la adresa Lonio este utilă.

Reordonare în loc de intuiție

Un avantaj cheie al gestionării stocurilor este că reamenajarea comenzilor se bazează mai puțin pe presupuneri și mai mult pe date. Dacă sistemul arată că un articol se vinde rapid, stocul se diminuează sau se apropie sezonul, echipa poate reacționa devreme. În schimb, dacă un articol a fost în stoc pentru o perioadă lungă de timp, reamenajarea acestuia s-ar putea să nu merite.

Recomenzile sunt mai ușoare atunci când vânzările, stocurile și furnizorii sunt legate între ele. Compania ar trebui să poată vedea ce trebuie comandat, de la ce furnizor să cumpere și când intrarea în stoc crește stocul.

Pentru companiile care apreciază achizițiile și achizițiile publice, pagina Einkauf bei Lonio ar putea fi relevantă.

Rapoarte de inventar cu adevărat utile

Un raport de inventar ar trebui să fie mai mult decât o simplă listă de articole. Ar trebui să ofere informații pentru procesul decizional. Managementul ar trebui să poată vedea articolele cu stoc redus, produsele cu cele mai bune vânzări, mărfurile cu rotație lentă, discrepanțele de stoc și valoarea aproximativă a mărfurilor. Aceste informații sunt cruciale pentru achiziții, promoții de vânzări, prezentarea produselor și planificarea fluxului de numerar.

Dacă un magazin are multe articole dintr-o categorie care se vinde prost, capitalul este blocat în stoc. Dacă un articol care se vinde rapid este rearanjat prea târziu, se pierde o oportunitate de vânzare. Un raport bun face vizibile astfel de tipare.

Pagina Rapoarte de la adresa Lonio este potrivită pentru analiza vânzărilor și a stocurilor.

Managementul depozitului pentru mai multe locații

Atunci când o companie operează mai multe puncte de vânzare cu amănuntul, gestionarea stocurilor devine mai complexă. Trebuie să fie clar ce stocuri deține fiecare locație, dacă bunurile sunt transferate între sucursale, cine este autorizat să facă ajustări de stoc și cum este generat raportul central. Fără o structură clară, un produs se poate epuiza într-o locație și poate rămâne nevândut în alta fără ca echipa să observe la timp.

În cazul locațiilor multiple, atât o imagine de ansamblu centrală, cât și detaliile locale sunt importante. Managementul ar trebui să mențină o imagine de ansamblu asupra întregului portofoliu, putând în același timp să evalueze fiecare locație în mod individual. Acest lucru este valabil mai ales pentru afacerile în creștere, restaurantele cu mai multe sucursale, magazinele temporare și operațiunile sezoniere.

În acest scenariu, raportarea centralizată, inventarul bazat pe locație și drepturile utilizatorilor capătă o importanță suplimentară.

Greșeli frecvente în managementul depozitului

Multe erori de inventar nu provin din software, ci din proces. Dacă echipa nu știe când se înregistrează primirile de bunuri, cine corectează retururile sau cum sunt înregistrate bunurile deteriorate și stricate, chiar și un software bun va furniza date incorecte.

• Produse și categorii neclare
• Retururile sau pierderile nu sunt înregistrate.
• Vânzările și stocurile sunt separate.
• Nu este necesar un nivel minim de stoc pentru reaprovizionare
• Inventarierea se efectuează doar în cazurile de discrepanțe mari.
• Liste paralele în afara sistemului principal
• Nicio persoană clar responsabilă pentru corecțiile de inventar

Prin urmare, atunci când alegeți un sistem, nu ar trebui să luați în considerare doar funcțiile, ci și să verificați dacă software-ul se potrivește fluxului de lucru real din propria echipă.

Listă de verificare pentru alegerea unui software de gestionare a depozitului

Înainte de a lua o decizie finală, aceste aspecte ar trebui clarificate în demonstrație sau într-o discuție cu furnizorul:

• Gestionarea vânzărilor și a stocurilor se face prin același proces?
• Sunt ușor de gestionat produsul, categoria, codul de bare și varianta?
• Sunt ușoare numărarea stocurilor și corectarea discrepanțelor de stoc?
• Există un raport pentru articolele cu stoc redus și cele mai bine vândute?
• Sunt trasabile comenzile noi și primirile de bunuri?
• Este posibil să gestionez mai multe locații sau depozite?
• Sunt drepturile utilizatorilor pentru corecțiile de inventar controlabile?
• Există o opțiune de exportare a datelor pentru consultanții contabili și fiscali?
• Este sistemul extensibil pentru creșterea viitoare a afacerii?

Cum susține Lonio acest lucru?

Lonio este potrivit pentru afacerile care doresc să integreze strâns vânzările, inventarul, cataloagele, achizițiile și raportarea. Dacă o vânzare este înregistrată la punctul de vânzare, inventarul și raportarea ar trebui să urmeze aceeași cale. Această integrare ajută la reducerea dependenței de presupuneri atunci când se iau decizii.

Dacă vă concentrați pe stocuri, pagina Gestionare stocuri și depozite este un bun punct de plecare. Dacă structura produsului și codurile de bare sunt importante, merită să aruncați o privire la catalog. Dacă reaprovizionarea și furnizorii sunt relevanți, secțiunea Achiziții este locul potrivit. Iar pentru a înțelege cum stocurile influențează vânzările și luarea deciziilor, rapoartele sunt esențiale.

Concluzie

În Austria, managementul depozitului este mai mult decât un simplu instrument de depozitare pentru întreprinderile mici. Controlul precis al stocurilor este strâns legat de vânzări, achiziții, raportare, inventariere, lichiditate și experiența clienților. Dacă datele privind stocurile sunt inexacte, deciziile de cumpărare, reaprovizionarea și chiar furnizarea de informații către clienți devin incerte.

Înainte de a alege software-ul, testați propriul scenariu: creați un produs, definiți un cod de bare sau o variantă, înregistrați o vânzare, verificați stocul, înregistrați intrarea mărfurilor și recuperați un raport de stoc scăzut. Dacă acest proces este clar și simplu, sistemul este mai potrivit pentru operațiunile dvs. zilnice. Pentru întrebări fiscale și juridice referitoare la sistemele POS, Belegerteilungspflicht sau RKSV, se recomandă, de asemenea, consultarea unui consultant fiscal.

Întrebări frecvente despre managementul depozitului în Austria

Are nevoie o mică afacere de un sistem de gestionare a depozitului?

Dacă afacerea dumneavoastră comercializează mărfuri, materii prime sau produse vandabile, gestionarea stocurilor poate reduce semnificativ erorile de stoc, achizițiile incorecte și vânzările pierdute. Complexitatea necesară a sistemului depinde de numărul de articole și de procesele dumneavoastră.

Elimină software-ul complet nevoia de gestionare a stocurilor?

Nu, o numărătoare reală a stocurilor este de obicei necesară. Cu toate acestea, software-ul poate simplifica semnificativ procesul de inventariere, deoarece permite o mai bună înregistrare a articolelor, codurilor de bare, bunurilor primite, bunurilor emise și a discrepanțelor.

Este necesar ca sistemul de gestionare a stocurilor să fie conectat la sistemul punctului de vânzare?

Da, în multe afaceri. Dacă vânzările și stocurile sunt separate, datele se pot dezechilibra rapid. Conexiunea la sistemul punctului de vânzare asigură că fiecare vânzare este reflectată imediat în stoc.

Care este cea mai importantă funcție la început?

Inițial, o definiție clară a produsului, categorii, niveluri inițiale corecte ale stocurilor, coduri de bare sau variante și rapoarte privind stocurile reduse sunt mai importante decât funcții suplimentare complexe. Sistemul trebuie, în primul rând, să mențină datele de bază precise și utilizabile.