Defecțiune la casa de marcat: Ce trebuie făcut în Austria?

Casa de marcat se defectează adesea exact atunci când afacerea este cea mai aglomerată: din cauza unei pene de curent, a unui hardware defect, a unei conexiuni întrerupte sau a unei probleme cu sistemul de securitate. Pentru echipă, cel mai important lucru este atunci să rămână calm, să documenteze defecțiunea și să urmeze o procedură clară.

Acest articol explică ce trebuie luat în considerare în cazul unei defecțiuni a casei de marcat în Austria, când sunt necesare chitanțe manuale și în ce condiții este necesar un raport prin FinanzOnline.

În primul rând, clarifică: ce anume a eșuat?

Următorii pași depind de dacă este afectată casa de marcat în sine sau doar unitatea de creare a semnăturii sau a sigiliului.

Doar dispozitivul de siguranță a cedat.

Dacă doar unitatea de creare a semnăturii sau a sigiliului nu funcționează, casa de marcat poate fi, în general, utilizată în continuare. Cu toate acestea, chitanțele emise în această perioadă trebuie să includă o mențiune care să indice acest lucru.

„Dispozitivul de securitate a eșuat”

apărea.

După ce dispozitivul de securitate a fost restaurat, trebuie creată chitanța colectivă necesară conform RKSV.

Casa de marcat în sine s-a stricat.

Dacă întreaga casă de marcat se defectează, vânzările în numerar ar trebui înregistrate pe o altă casă de marcat funcțională, dacă este posibil.

Dacă nu este disponibilă nicio altă casă de marcat, vânzările pot fi documentate manual. Trebuie păstrat un duplicat al fiecărei chitanțe emise.

Chitanțe manuale: Vânzările pot continua.

O defecțiune a casei de marcat nu înseamnă automat că vânzările nu mai sunt posibile. Dacă nu este disponibilă nicio altă casă de marcat, puteți emite chitanțe manuale în timpul întreruperii.

Din acest motiv, se recomandă să păstrați la îndemână la locul de muncă blocnotesuri de chitanțe cu copii la hârtie indigo.

O chitanță scrisă de mână trebuie să conțină, în special, următoarele informații:

• Numele și adresa companiei
• un număr unic, secvențial al documentului
• data emiterii
• Cantitatea și descrierea comercială a bunurilor sau tipul și domeniul de aplicare al serviciului
• suma plății în numerar

Termeni generali precum „mâncare”, „băuturi” sau „bunuri” nu sunt întotdeauna suficienți. Descrierea ar trebui să fie suficient de specifică pentru a identifica clar bunurile vândute sau serviciile furnizate.

Copiile duplicate trebuie depozitate complet și într-un mod organizat. Acestea vor forma ulterior baza pentru introducerea ulterioară a datelor în casa de marcat.

Ce se întâmplă după repornire?

Odată ce casa de marcat funcționează din nou, cifrele de vânzări care au fost documentate manual în timpul întreruperii trebuie introduse din nou.

Se poate face referire la numărul chitanței respective scrise de mână sau al copiei acesteia. Prin urmare, nu este absolut necesar să se reintroducă toate detaliile chitanței în casa de marcat.

În anumite condiții, este posibilă și o înregistrare ulterioară sub forma unei chitanțe sumarizate zilnice. Aceasta trebuie să indice în mod clar cel puțin următoarele:

• numărul de ordine al primei chitanțe manuale
• numărul curent al ultimei chitanțe manuale
• suma tuturor documentelor afectate
• împărțirea conform cotelor de impozitare corecte respective

Copiile duplicate ale documentelor scrise de mână trebuie păstrate chiar și după înregistrarea ulterioară.

Întrerupere de curent care durează mai mult de 48 de ore: Raportați prin FinanzOnline

Conform specificațiilor BMF, o întrerupere a curentului care nu durează mai mult de 48 de ore este considerată temporară.

Dacă întreruperea durează mai mult sau este deja previzibil că nu poate fi rezolvată pe termen scurt, întreruperea trebuie raportată fără întârzieri nejustificate folosind codul FinanzOnline. Conform interpretării actuale a codului BMF, aceasta înseamnă, în general, raportarea în termen de maximum o săptămână.

Acest lucru se aplică atât unei defecțiuni non-temporare a casei de marcat, cât și unei defecțiuni corespunzătoare a unității de creare a semnăturii sau sigiliului.

După rezolvarea problemei, sfârșitul oricărei întreruperi raportate anterior trebuie anunțat și prin intermediul FinanzOnline. Dacă repornirea sistemului nu mai este posibilă, acesta trebuie raportat ca scos din funcțiune.

Documentați defecțiunea într-un mod trasabil

Pe lângă dovezi, se recomandă documentarea incidentului tehnic intern. Aceasta include, de exemplu:

• Începutul și sfârșitul întreruperii
• casa de marcat sau dispozitivul de securitate afectat
• cauză suspectată sau confirmată
• Măsuri luate
• Contactați furnizorul POS
• Ora înregistrării ulterioare
• Dacă este necesar, raportați și reporniți prin FinanzOnline

O documentație clară facilitează coordonarea cu furnizorul casei de marcat, consultantul fiscal și, dacă este necesar, autoritățile fiscale.

Pregătirea este jumătate din luptă.

Cel mai bun moment pentru a te pregăti pentru o defecțiune a casei de marcat este înainte de apariția defecțiunii propriu-zise. O scurtă listă de verificare internă oferă încredere echipei și previne procedurile improvizate.

Următoarele măsuri sunt deosebit de utile:

• Aveți pregătite blocuri de chitanțe cu copii la indigo și materiale de rezervă.
• Desemnați o locație fixă ​​de depozitare pentru chitanțele scrise de mână
• Definirea responsabilităților în cadrul echipei
• Furnizați datele de contact ale furnizorului casei de marcat și ale consultantului fiscal.
• Parcurgeți procesul pentru chitanțe manuale și înregistrarea ulterioară.
• Verificați periodic copiile de rezervă ale datelor și opțiunile de exportare.
• să pregătească din punct de vedere tehnic și organizatoric un posibil fond substitutiv de asigurare de sănătate

Este important ca toți angajații să știe unde se află plăcuțele de chitanțe și ce informații trebuie introduse pe o chitanță manuală.

Cum te poate ajuta un sistem POS modern

Un sistem POS bazat pe cloud nu previne toate defecțiunile. Pot apărea în continuare probleme de alimentare, dispozitive defecte, defecțiuni ale imprimantei sau defecțiuni ale sistemului de securitate.

Totuși, o infrastructură tehnică modernă poate atenua impactul. Datele securizate central, tranzacțiile trasabile și funcțiile structurate pentru colectarea ulterioară a datelor facilitează reluarea operațiunilor.

Dacă o stație de rezervă este deja configurată corect și pregătită pentru funcționare, aceasta poate fi implementată mai rapid în cazul unei defecțiuni. Prin urmare, nu este crucial doar dacă un sistem POS este bazat pe cloud, ci și modul în care sunt implementate backup-ul datelor, înlocuirea dispozitivului, procesele RKSV și asistența în cadrul sistemului specific.

Concluzie

O defecțiune a casei de marcat este neplăcută, dar poate fi gestionată bine cu o procedură pregătită.

Dacă este afectat doar dispozitivul de securitate, casa de marcat poate fi utilizată în continuare, în general, cu mesajul „Dispozitiv de securitate defect”. Dacă casa de marcat se defectează complet, vânzările ar trebui documentate pe o altă casă de marcat, dacă este posibil, sau altfel cu chitanțe manuale.

După remedierea erorii, tranzacțiile de vânzare trebuie introduse din nou, iar copiile duplicate trebuie păstrate. În cazul unei întreruperi care nu este temporară, trebuie menționată și notificarea FinanzOnline.

Cu responsabilități clare, buletine de chitanțe pregătite și un sistem de casă de marcat fiabil, afacerea dumneavoastră rămâne operațională chiar și în cazul unei întreruperi.

Vom fi bucuroși să vă arătăm, într-o consultație inițială gratuită, cum vă ajută Lonio să gestionați operațiuni POS sigure și trasabile.

Sursa: Decretul privind înregistrarea individuală, casa de marcat și Belegerteilungspflicht (BMF, Findok)

Notă: Acest articol este doar cu titlu informativ general și nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Pentru informații obligatorii din punct de vedere juridic, vă rugăm să consultați consilierul fiscal sau autoritatea relevantă.