Gestione del magazzino in Austria: una guida all'inventario e ai…

Per molte piccole imprese in Austria, la gestione del magazzino è uno di quei compiti che emergono solo quando le cose vanno male. Ma non appena il prodotto più venduto si esaurisce, i prodotti a bassa rotazione rimangono sugli scaffali, l'inventario richiede tempi lunghissimi o le vendite non corrispondono alle scorte, diventa subito chiaro quanto sia importante una corretta gestione del magazzino.

La gestione delle scorte implica il controllo sistematico dello stoccaggio, dei livelli di magazzino e del flusso delle merci. Per aziende, panifici, boutique, bar, saloni di bellezza o attività con più sedi, non si tratta di un semplice compito da svolgere dietro le quinte. Un inventario accurato ha un impatto diretto su vendite, acquisti, reportistica, flusso di cassa ed esperienza del cliente.

In questa guida, spieghiamo a cosa dovrebbero prestare attenzione le aziende austriache nella scelta o nel miglioramento del proprio software di gestione del magazzino, come rendere più efficiente l'inventario, come le scorte di merci sono collegate all'attività quotidiana e quale contributo può offrire Lonio.

Che cos'è esattamente la gestione del magazzino?

In sostanza, la gestione delle scorte significa sapere quali articoli sono disponibili, dove si trova ciascun articolo, quanto è stato venduto, quando è necessario effettuare un nuovo ordine e quanto le scorte effettive corrispondano a quelle registrate. In pratica, ciò include vendite, acquisti, ricevimento merci, spedizione merci, resi, trasferimenti tra ubicazioni e reportistica gestionale.

Nelle piccole imprese, la gestione dell'inventario potrebbe inizialmente iniziare con un foglio di calcolo Excel o appunti scritti a mano. Tuttavia, non appena aumenta il numero di prodotti, varianti, codici a barre, filiali o ordini, l'inserimento manuale dei dati porta a numerosi errori. Pertanto, il sistema di gestione dell'inventario dovrebbe essere integrato il più possibile con il processo di vendita e di punto vendita.

Per saperne di più sulla funzione di gestione centralizzata dell'inventario di Lonio, la pagina Gestione dell'inventario e del magazzino è un buon punto di partenza.

Perché un inventario accurato è importante per le vendite?

Livelli di inventario accurati sono fondamentali non solo per il personale di magazzino, ma anche per i venditori, la direzione e i clienti. Se i venditori non sanno se un articolo è disponibile, le loro risposte ai clienti saranno lente e incerte. Se la direzione non conosce i livelli di inventario effettivi, il prossimo acquisto diventerà un'incognita. E se il sistema di punto vendita non riflette i livelli di magazzino reali, anche i report non forniranno un quadro veritiero.

Un negozio di abbigliamento, ad esempio, ha bisogno di sapere quali taglie e colori sono disponibili. Un panificio deve sapere quali prodotti rimarranno invenduti a fine giornata. Un bar dovrebbe monitorare attentamente il consumo di ingredienti o prodotti confezionati. In tutti questi esempi, la gestione delle scorte non è solo un lavoro di magazzino, ma parte integrante del processo decisionale quotidiano.

Quando vendite e inventario sono collegati, ogni vendita aggiorna automaticamente il livello delle scorte. Ciò riduce la necessità di modifiche manuali e rende i report più affidabili.

Che cosa si intende per inventario e perché ci vuole così tanto tempo?

L'inventario consiste nel contare le scorte effettive e confrontarle con le giacenze registrate. Per molte aziende, l'inventario è una delle attività più noiose perché i dati non sono stati gestiti correttamente durante l'anno. Se vendite, resi, merci ricevute e correzioni non vengono registrati tempestivamente, la gestione dell'inventario diventa un'impresa ardua.

Un buon software non può sostituire il conteggio fisico, ma può semplificarlo e migliorarne significativamente la controllabilità. Se gli articoli sono correttamente classificati, i codici a barre sono memorizzati in modo appropriato, le merci in entrata e in uscita sono registrate e sono disponibili report sulle discrepanze di magazzino, la gestione dell'inventario diventa più prevedibile.

Pertanto, è opportuno non considerare l'inventario esclusivamente come un'attività di fine anno. Con operazioni quotidiane efficienti, i conteggi intermedi, la correzione delle discrepanze e l'ispezione degli articoli sospetti diventano notevolmente più semplici.

Le scorte e il loro legame con le attività quotidiane

L'inventario descrive lo stato attuale delle scorte di merci. Questo stato deve essere aggiornato in base alle vendite giornaliere. Se un articolo viene venduto senza che l'inventario venga aggiornato, il report di inventario diventa rapidamente impreciso. Se il livello delle scorte diminuisce senza che il team se ne accorga, si perdono vendite o i clienti ricevono informazioni errate.

Un sistema adeguato dovrebbe mostrare quali articoli sono disponibili a magazzino, quali stanno per esaurirsi, quali vendono poco e quali devono essere riordinati. Per le aziende con diverse categorie di prodotti, tali report rendono le decisioni di acquisto più precise.

Nella pagina Lonio, il collegamento tra inventario, vendite e reportistica può contribuire a ridurre la frammentazione dei dati operativi. Le pagine (Registro di cassa) e (Vendite) sono inoltre utili per comprendere il ruolo delle vendite in questo contesto.

Codice a barre, catalogo e struttura del prodotto

Se i prodotti non sono configurati correttamente, anche la gestione dell'inventario non può essere accurata. Nome del prodotto, categoria, prezzo, codice a barre, variante, unità di misura e stato delle scorte devono essere strutturati in modo logico fin dall'inizio. In caso contrario, si creerà rapidamente confusione all'interno del team durante le vendite, gli acquisti, la reportistica e i conteggi di inventario.

Un codice a barre può aumentare significativamente la velocità e la precisione, soprattutto nel settore della vendita al dettaglio, della moda, dei grandi panifici, dei piccoli supermercati o dei negozi con un assortimento di prodotti diversificato. Quando lo scanner di codici a barre è collegato al sistema di gestione dell'inventario, il rischio di selezione errata dei prodotti diminuisce e i dati di vendita vengono registrati con maggiore precisione.

Per informazioni sulla struttura del prodotto, è utile consultare la pagina Catalogo all'indirizzo Lonio.

Riordinare invece di affidarsi all'istinto

Un vantaggio fondamentale della gestione delle scorte è che il riordino si basa meno su supposizioni e più sui dati. Se il sistema indica che un articolo si vende rapidamente, che le scorte stanno diminuendo o che la stagione si avvicina, il team può intervenire tempestivamente. Al contrario, se un articolo è rimasto in magazzino per molto tempo, riordinarlo potrebbe non essere conveniente.

Riordinare è più semplice quando vendite, magazzino e fornitori sono collegati. L'azienda dovrebbe essere in grado di vedere cosa ordinare, da quale fornitore acquistare e quando il ricevimento della merce fa aumentare le scorte.

Per le aziende che attribuiscono importanza agli acquisti e agli approvvigionamenti, la pagina Acquisti bei Lonio potrebbe essere rilevante.

Report di inventario davvero utili

Un report di inventario dovrebbe essere più di un semplice elenco di articoli. Dovrebbe fornire informazioni utili per il processo decisionale. La direzione dovrebbe essere in grado di visualizzare gli articoli con scorte insufficienti, i prodotti più venduti, quelli a bassa rotazione, le discrepanze di inventario e il valore approssimativo della merce. Queste informazioni sono fondamentali per gli acquisti, le promozioni di vendita, la presentazione dei prodotti e la pianificazione del flusso di cassa.

Se un negozio ha molti articoli di una categoria che vende poco, il capitale rimane immobilizzato in magazzino. Se un articolo che vende velocemente viene riordinato troppo tardi, si perde un'opportunità di vendita. Un buon report permette di individuare questi schemi.

La pagina Report su Lonio è adatta per analizzare vendite e inventario.

Gestione del magazzino per più sedi

Quando un'azienda gestisce più punti vendita al dettaglio, la gestione delle scorte diventa più complessa. È fondamentale avere ben chiaro quali scorte siano presenti in ogni punto vendita, se le merci vengono trasferite tra le filiali, chi è autorizzato ad apportare modifiche alle scorte e come viene generato il report centrale. Senza una struttura ben definita, un prodotto può esaurirsi in un punto vendita e rimanere invenduto in un altro senza che il team se ne accorga in tempo.

In presenza di più sedi, è importante avere sia una visione d'insieme centrale che informazioni dettagliate a livello locale. Il management deve mantenere una panoramica dell'intero portafoglio, pur essendo in grado di valutare ogni singola sede. Ciò è particolarmente vero per le aziende in crescita, i ristoranti con più filiali, i pop-up store e le attività stagionali.

In questo scenario, la segnalazione centralizzata, l'inventario geolocalizzato e i diritti degli utenti assumono un'importanza ancora maggiore.

Errori comuni nella gestione del magazzino

Molti errori di inventario non derivano dal software, ma dal processo. Se il team non sa quando vengono registrati i ricevimenti della merce, chi gestisce i resi o come vengono contabilizzati i prodotti danneggiati o deteriorati, anche un buon software produrrà dati errati.

• Prodotti e categorie definiti in modo poco chiaro
• I resi o le perdite non vengono registrati.
• Vendite e inventario sono entità separate.
• Non è richiesto un livello minimo di scorte per effettuare un nuovo ordine.
• L'inventario viene effettuato solo in caso di discrepanze significative.
• Liste parallele al di fuori del sistema principale
• Non è stata individuata una persona chiaramente responsabile delle correzioni di inventario.

Pertanto, nella scelta di un sistema, non bisogna limitarsi a valutare le funzionalità, ma anche verificare che il software si adatti al flusso di lavoro effettivo del proprio team.

Lista di controllo per la scelta del software di gestione del magazzino

Prima di prendere una decisione definitiva, questi punti dovrebbero essere chiariti durante la demo o in una discussione con il fornitore:

• Le vendite e la gestione delle scorte vengono gestite attraverso lo stesso processo?
• È facile gestire il prodotto, la categoria, il codice a barre e la variante?
• È facile effettuare i conteggi di inventario e correggere le discrepanze di magazzino?
• Esiste un report sugli articoli con scorte limitate e su quelli più venduti?
• È possibile tracciare i riordini e la ricezione della merce?
• È possibile gestire più sedi o magazzini?
• È possibile controllare i diritti degli utenti relativi alle correzioni di inventario?
• Esiste un'opzione di esportazione dei dati per i consulenti contabili e fiscali?
• Il sistema è espandibile per consentire una futura crescita aziendale?

In che modo Lonio supporta questa funzionalità?

Il sistema Lonio è ideale per le aziende che desiderano integrare strettamente vendite, inventario, cataloghi, acquisti e reportistica. Se una vendita viene registrata nel punto vendita, l'inventario e la reportistica devono seguire lo stesso percorso. Questa integrazione contribuisce a ridurre la necessità di affidarsi a supposizioni nel processo decisionale.

Se il tuo obiettivo principale è la gestione delle scorte, la pagina Gestione magazzino e inventario è un buon punto di partenza. Se la struttura dei prodotti e i codici a barre sono importanti, vale la pena dare un'occhiata al catalogo. Se invece sono rilevanti il ​​riordino e i fornitori, la sezione Acquisti è quella giusta. Infine, per capire come le scorte influiscono sulle vendite e sul processo decisionale, i report sono essenziali.

Conclusione

In Austria, la gestione del magazzino è molto più di un semplice strumento di stoccaggio per le piccole imprese. Un controllo accurato delle scorte è strettamente legato a vendite, acquisti, reportistica, inventario, liquidità ed esperienza del cliente. Se i dati di magazzino sono imprecisi, le decisioni di acquisto, i riordini e persino la comunicazione di informazioni ai clienti diventano incerti.

Prima di scegliere un software, testate un vostro scenario pratico: create un prodotto, definite un codice a barre o una variante, registrate una vendita, controllate l'inventario, contabilizzate il ricevimento della merce e recuperate un report sulle scorte basse. Se questo processo risulta chiaro e semplice, il sistema è più adatto alle vostre esigenze operative quotidiane. Per domande di natura fiscale e legale relative ai sistemi POS, obbligo di rilascio della ricevuta (Belegerteilungspflicht) o regolamento sulla sicurezza dei registratori di cassa (RKSV), si consiglia inoltre di consultare un consulente fiscale.

Domande frequenti sulla gestione del magazzino in Austria

Una piccola impresa ha davvero bisogno di un sistema di gestione del magazzino?

Se la tua azienda gestisce merci, materie prime o prodotti vendibili, la gestione dell'inventario può ridurre significativamente gli errori di magazzino, gli acquisti errati e le perdite di vendite. La complessità necessaria del sistema dipende dal numero di articoli e dai processi aziendali.

Il software elimina completamente la necessità di gestire l'inventario?

No, un conteggio effettivo dell'inventario è generalmente ancora necessario. Tuttavia, un software può semplificare notevolmente il processo di inventario, poiché consente una migliore registrazione degli articoli, dei codici a barre, delle merci ricevute, delle merci emesse e delle discrepanze.

Il sistema di gestione dell'inventario deve essere collegato al sistema di punto vendita?

Sì, in molte aziende. Se vendite e inventario sono gestiti separatamente, i dati possono rapidamente risultare sbilanciati. Il collegamento al sistema di punto vendita garantisce che ogni vendita venga immediatamente registrata nell'inventario.

Qual è la funzione più importante all'inizio?

Inizialmente, una chiara definizione del prodotto, le categorie, i livelli di scorte iniziali corretti, i codici a barre o le varianti e i report sulle scorte basse sono più importanti di complesse funzioni aggiuntive. Il sistema deve innanzitutto garantire che i dati di base siano accurati e utilizzabili.