Guasto al registratore di cassa: cosa fare in Austria?
Dispositivo di sicurezza o intero registratore di cassa guasto? Scontrini manuali, inserimento successivo, scontrino cumulativo e messaggio FinanzOnline dopo 48 ore: una panoramica.
- Bahram Davoodi
Spesso il registratore di cassa si guasta proprio nei momenti di maggiore affluenza: a causa di un'interruzione di corrente, un guasto hardware, un problema di connessione o un malfunzionamento del sistema di sicurezza. Per il team, la cosa più importante in questi casi è mantenere la calma, documentare il guasto e seguire una procedura ben definita.
Questo articolo spiega cosa considerare in caso di guasto del registratore di cassa in Austria, quando è necessario emettere scontrini cartacei e in quali condizioni è indispensabile inviare una segnalazione tramite il codice FinanzOnline.
Innanzitutto, chiariamo: cosa esattamente non ha funzionato?
I passaggi successivi dipendono dal fatto che il problema riguardi l'intero registratore di cassa o solo l'unità di creazione della firma o del sigillo.
Solo il dispositivo di sicurezza ha smesso di funzionare.
Se non funziona solo il dispositivo per la creazione della firma o del sigillo, il registratore di cassa può generalmente essere ancora utilizzato. Tuttavia, le ricevute emesse durante questo periodo devono includere una nota che lo indichi.
"Dispositivo di sicurezza guasto"
apparire.
Dopo il ripristino del dispositivo di sicurezza, è necessario creare la ricevuta collettiva richiesta secondo la norma regolamento sulla sicurezza dei registratori di cassa (RKSV).
Il registratore di cassa si è rotto.
Se l'intero registratore di cassa smette di funzionare, le vendite in contanti devono essere registrate, se possibile, su un altro registratore di cassa funzionante.
Qualora non sia disponibile un altro registratore di cassa, le vendite possono essere documentate manualmente. È necessario conservare una copia di ogni scontrino emesso.
Scontrini cartacei: le vendite possono continuare.
Un guasto al registratore di cassa non significa automaticamente che non sia più possibile effettuare vendite. Se non è disponibile un altro registratore di cassa, è possibile emettere scontrini manuali durante il guasto.
Per questo motivo, si raccomanda di tenere a portata di mano sul luogo di lavoro dei blocchetti per le ricevute con copie carbone.
Una ricevuta scritta a mano dovrebbe contenere, in particolare, le seguenti informazioni:
- Nome e indirizzo dell'azienda
- un numero di documento univoco e sequenziale
- data di emissione
- Quantità e descrizione commerciale dei beni o tipologia e portata del servizio
- l'importo del pagamento in contanti
Termini generici come "cibo", "bevande" o "merci" non sono sempre sufficienti. La descrizione deve essere abbastanza specifica da identificare chiaramente i beni venduti o i servizi forniti.
Le copie duplicate devono essere conservate in modo completo e ordinato. Serviranno in seguito come base per l'inserimento dei dati nel registratore di cassa.
Cosa succede dopo il riavvio?
Una volta che il registratore di cassa sarà di nuovo funzionante, i dati di vendita che erano stati documentati manualmente durante l'interruzione dovranno essere reinseriti.
È possibile fare riferimento al numero della rispettiva ricevuta manoscritta o alla sua copia. Pertanto, non è strettamente necessario reinserire tutti i dettagli della ricevuta nel registratore di cassa.
In determinate condizioni, è possibile anche una registrazione successiva sotto forma di ricevuta riepilogativa giornaliera. Questa deve indicare chiaramente almeno le seguenti informazioni:
- il numero progressivo della prima ricevuta manuale
- il numero progressivo dell'ultima ricevuta manuale
- la somma di tutti i documenti interessati
- la suddivisione secondo le rispettive aliquote fiscali corrette
Anche dopo la successiva trascrizione, è necessario conservare copie duplicate dei documenti manoscritti.
Interruzione di servizio della durata di oltre 48 ore: segnalazione tramite FinanzOnline
Secondo le specifiche del modello BMF, un'interruzione di servizio della durata massima di 48 ore è considerata temporanea.
Se l'interruzione si protrae oltre un certo periodo o è già prevedibile che non possa essere risolta a breve termine, l'interruzione deve essere segnalata senza indugio utilizzando il codice FinanzOnline. Secondo l'interpretazione attuale del codice BMF, ciò significa generalmente segnalare l'interruzione entro un massimo di una settimana.
Ciò si applica sia a un guasto non temporaneo del registratore di cassa, sia al corrispondente guasto dell'unità di creazione della firma o del sigillo.
Una volta risolto il problema, la fine di qualsiasi interruzione precedentemente segnalata deve essere annunciata anche tramite FinanzOnline. Se il riavvio del sistema non è più possibile, deve essere segnalato come dismesso.
Documentare il guasto in modo tracciabile.
Oltre alle prove, si raccomanda di documentare internamente l'incidente tecnico. Ciò include, ad esempio:
- Inizio e fine dell'interruzione
- registratore di cassa o dispositivo di sicurezza interessato
- causa sospetta o confermata
- Misure adottate
- Contatto con il fornitore del POS
- Ora della registrazione successiva
- Se necessario, segnalare e riavviare tramite FinanzOnline
Una documentazione chiara facilita il coordinamento con il fornitore del registratore di cassa, il consulente fiscale e, se necessario, le autorità fiscali.
La preparazione è metà della battaglia.
Il momento migliore per prepararsi a un guasto del registratore di cassa è prima che si verifichi il malfunzionamento. Una breve checklist interna infonde sicurezza al team e previene procedure improvvisate.
Le seguenti misure risultano particolarmente utili:
- Tenete a portata di mano blocchi per le ricevute con copie carbone e materiale di riserva.
- Designare un luogo di archiviazione fisso per le ricevute scritte a mano.
- Definizione delle responsabilità all'interno del team
- Fornire i recapiti del fornitore del registratore di cassa e del consulente fiscale.
- Illustra la procedura per le ricevute manuali e la successiva registrazione.
- Verifica regolarmente i backup dei dati e le opzioni di esportazione.
- preparare un possibile fondo di assicurazione sanitaria sostitutivo dal punto di vista tecnico e organizzativo
È importante che tutti i dipendenti sappiano dove si trovano i blocchetti per le ricevute e quali informazioni devono essere inserite su una ricevuta cartacea.
Come un moderno sistema POS può essere d'aiuto
Un sistema POS basato su cloud non previene tutti i guasti. Possono comunque verificarsi problemi di alimentazione, dispositivi difettosi, guasti alle stampanti o malfunzionamenti del sistema di sicurezza.
Tuttavia, una moderna infrastruttura tecnica può attenuarne l'impatto. Dati protetti centralmente, transazioni tracciabili e funzioni strutturate per la successiva raccolta dei dati facilitano la ripresa delle attività.
Se una stazione di backup è già configurata correttamente e predisposta per il funzionamento, può essere implementata più rapidamente in caso di malfunzionamento. Pertanto, non è fondamentale solo che un sistema POS sia basato sul cloud, ma anche come vengono implementati il backup dei dati, la sostituzione dei dispositivi, i processi RKSV e l'assistenza all'interno dello specifico sistema.
Conclusione
Un guasto al registratore di cassa è spiacevole, ma può essere gestito efficacemente con una procedura ben definita.
Se il problema riguarda solo il dispositivo di sicurezza, il registratore di cassa può generalmente continuare a essere utilizzato visualizzando il messaggio "Dispositivo di sicurezza guasto". Se il registratore di cassa smette completamente di funzionare, le vendite devono essere registrate, se possibile, su un altro registratore di cassa, altrimenti tramite scontrini cartacei.
Una volta risolto l'errore, le transazioni di vendita devono essere reinserite e le copie duplicate conservate. In caso di interruzione non temporanea, è necessario annotare anche la notifica FinanzOnline.
Grazie a responsabilità ben definite, blocchetti per le ricevute precompilati e un sistema di cassa affidabile, la tua attività rimane operativa anche in caso di interruzione.
Saremmo lieti di mostrarvi, durante una consulenza iniziale gratuita, come Lonio vi supporta nella gestione di un sistema POS sicuro e tracciabile.
Nota: questo articolo ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale o fiscale. Per informazioni legalmente vincolanti, si prega di consultare il proprio consulente fiscale o l'autorità competente.
