Upravljanje skladištem u Austriji: Vodič za zalihe i razine zaliha…

Za mnoga mala poduzeća u Austriji, upravljanje skladištem jedan je od onih zadataka koji postaju očiti tek kada stvari krenu po zlu. Ali čim nestane najprodavanijeg artikla, proizvodi koji se sporo prodaju ostaju na policama, zalihe traju vječno ili prodaja ne odgovara razini zaliha, brzo postaje jasno koliko je pravilno upravljanje skladištem zapravo važno.

Upravljanje zalihama znači sustavno kontrolirati skladištenje, razinu zaliha i protok robe. Za tvrtke, pekare, butike, kafiće, servisne salone ili operacije s više poslovnica, ovo nije samo zadatak iza kulisa. Točna inventarizacija izravno utječe na prodaju, nabavu, izvještavanje, novčani tok i iskustvo kupaca.

U ovom vodiču objašnjavamo na što austrijske tvrtke trebaju obratiti pozornost pri odabiru ili poboljšanju svog skladišnog softvera, kako se zalihe mogu učiniti praktičnijima, kako se zalihe robe povezuju sa svakodnevnim poslovanjem i kakav doprinos može dati Lonio.

Što je točno upravljanje skladištem?

U biti, upravljanje zalihama znači znati koje su stavke na zalihi, gdje se svaka stavka nalazi, koliko je prodano, kada je potrebna ponovna narudžba i koliko se stvarne zalihe podudaraju s evidentiranim zalihama. U praksi to uključuje prodaju, nabavu, prijem robe, izdavanje robe, povrate, prijenose između lokacija i upravljačka izvješća.

U malom poduzeću, upravljanje zalihama može u početku započeti s Excel proračunskom tablicom ili rukom pisanim bilješkama. Međutim, čim se broj proizvoda, varijanti, barkodova, poslovnica ili narudžbi poveća, ručni unos podataka dovodi do brojnih pogrešaka. Stoga bi sustav upravljanja zalihama trebao biti što je moguće više integriran s prodajnim i POS procesom.

Za učenje o centralnoj funkciji inventara Lonio, stranica Upravljanje inventarom i skladištem je dobra početna točka.

Zašto je točan popis važan za prodaju?

Točne razine zaliha ključne su ne samo za skladišno osoblje, već i za prodajno osoblje, upravu i kupce. Ako prodajno osoblje ne zna je li artikl na zalihi, njihovi odgovori kupcima bit će spori i nesigurni. Ako uprava ne zna stvarne razine zaliha, sljedeća kupnja postaje igra nagađanja. A ako POS sustav ne odražava stvarne razine zaliha, ni izvješća neće prikazati stvarnu sliku.

Modna trgovina, na primjer, mora znati koje su veličine i boje dostupne. Pekara mora znati koja će roba ostati na kraju dana. Kafić bi trebao pomnije pratiti potrošnju sastojaka ili pakiranih proizvoda. U svim tim primjerima, upravljanje zalihama nije samo skladišni posao, već sastavni dio svakodnevnog donošenja odluka.

Kada su prodaja i zalihe povezane, svaka prodaja automatski ažurira razinu zaliha. To smanjuje potrebu za ručnim prilagodbama i čini izvješća pouzdanijima.

Što znači inventura i zašto traje toliko dugo?

Inventarizacija znači brojanje stvarnih zaliha i usporedbu s evidentiranim zalihama. Za mnoga poduzeća, inventarizacija je jedan od najzamornijih zadataka jer se podaci nisu pravilno održavali tijekom cijele godine. Ako se prodaja, povrati, primljena roba i ispravci ne evidentiraju pravovremeno, inventarizacija postaje veliki pothvat.

Dobar softver ne može zamijeniti fizičko brojanje, ali može značajno pojednostaviti i poboljšati upravljivost. Ako su artikli pravilno kategorizirani, barkodovi ispravno uskladišteni, dolazna i izlazna roba evidentirana te su dostupna izvješća o odstupanjima na zalihama, upravljanje zalihama postaje predvidljivije.

Stoga se isplati ne promatrati inventuru isključivo kao zadatak na kraju godine. Učinkovitim dnevnim poslovanjem, međuinventuri, ispravci odstupanja i pregled uočljivih stavki postaju znatno lakši.

Zalihe i njihova povezanost sa svakodnevnim poslovanjem

Zalihe opisuju trenutno stanje zaliha robe. Ovo stanje se mora ažurirati na temelju dnevne prodaje. Ako se artikl proda bez ažuriranja zaliha, izvješće o zalihama brzo postaje netočno. Ako razina zaliha padne, a tim to ne primijeti, gubi se prodaja ili kupci primaju netočne informacije.

Prikladan sustav trebao bi pokazati koje su artikle na zalihi, koje su pri kraju, koje se slabo prodaju i koje je potrebno ponovno naručiti. Za tvrtke s više kategorija proizvoda, takva izvješća preciznije donose odluke o kupnji.

U Lonio, povezivanje zaliha s prodajom i izvještavanjem može pomoći u smanjenju fragmentacije operativnih podataka. Stranica (Blagajna) i (Prodaja) također je korisna za razumijevanje uloge prodaje u ovom kontekstu.

Struktura barkoda, kataloga i proizvoda

Ako proizvodi nisu ispravno postavljeni, ni upravljanje zalihama ne može biti točno. Naziv proizvoda, kategorija, cijena, barkod, varijanta, jedinica mjere i stanje zaliha moraju biti logički strukturirani od samog početka. U suprotnom, unutar tima će se brzo pojaviti zbrka tijekom prodaje, nabave, izvještavanja i popisa zaliha.

Barkod može značajno povećati brzinu i točnost, posebno u maloprodaji, modnoj industriji, većim pekarama, malim supermarketima ili trgovinama s raznolikim asortimanom proizvoda. Kada je skener barkodova povezan sa sustavom za upravljanje zalihama, smanjuje se rizik od pogrešnog odabira proizvoda, a podaci o prodaji se točnije bilježe.

Za strukturu proizvoda, korisna je stranica Katalog na Lonio.

Preuređivanje umjesto intuicije

Ključna prednost upravljanja zalihama je ta što se ponovno naručivanje manje temelji na nagađanjima, a više na podacima. Ako sustav pokaže da se artikl brzo prodaje, da se zalihe smanjuju ili da se sezona približava, tim može reagirati rano. Suprotno tome, ako je artikl dugo na zalihi, ponovno naručivanje možda se ne isplati.

Ponovno naručivanje je lakše kada su prodaja, zalihe i dobavljači povezani. Tvrtka bi trebala moći vidjeti što treba naručiti, od kojeg dobavljača kupiti i kada primitak robe povećava zalihe.

Za tvrtke koje cijene nabavu i nabavu, stranica Nabava bei Lonio može biti relevantna.

Izvješća o zalihama koja su zaista korisna

Izvješće o zalihama trebalo bi biti više od pukog popisa artikala. Trebalo bi informirati donošenje odluka. Uprava bi trebala moći vidjeti artikle s niskim zalihama, najprodavanije proizvode, robu s sporim prometom, odstupanja u zalihama i približnu vrijednost robe. Ove informacije ključne su za nabavu, prodajne promocije, prezentaciju proizvoda i planiranje novčanog toka.

Ako trgovina ima mnogo artikala u kategoriji koja se slabo prodaje, kapital je vezan u zalihama. Ako se brzo prodavani artikl prekasno naruči, gubi se prodajna prilika. Dobro izvješće čini takve obrasce vidljivima.

Stranica Izvješća na Lonio prikladna je za analizu prodaje i zaliha.

Upravljanje skladištem za više lokacija

Kada tvrtka upravlja s više maloprodajnih mjesta, upravljanje zalihama postaje složenije. Mora biti jasno koje zalihe svaka lokacija drži, prenosi li se roba između poslovnica, tko je ovlašten za prilagođavanje zaliha i kako se generira središnje izvješće. Bez jasne strukture, proizvod može nestati na jednoj lokaciji i ostati neprodan na drugoj, a tim to na vrijeme ne primijeti.

S više lokacija, važni su i središnji pregled i lokalni detalji. Uprava bi trebala održavati pregled cijelog portfelja, a istovremeno biti u mogućnosti pojedinačno procijeniti svaku lokaciju. To se posebno odnosi na rastuća poduzeća, restorane s više poslovnica, privremeno otvorene restorane i sezonsko poslovanje.

U ovom scenariju, centralno izvještavanje, inventar temeljen na lokaciji i korisnička prava dobivaju dodatnu važnost.

Uobičajene pogreške u upravljanju skladištem

Mnoge pogreške u inventaru ne nastaju zbog softvera, već zbog procesa. Ako tim ne zna kada se evidentiraju prijem robe, tko ispravlja povrate ili kako se knjiži oštećena i pokvarena roba, čak će i dobar softver isporučiti netočne podatke.

• Nejasno definirani proizvodi i kategorije
• Povrati ili gubici se ne evidentiraju.
• Prodaja i zalihe su odvojene.
• Nije potrebna minimalna razina zaliha za ponovnu narudžbu
• Popis se provodi samo u slučajevima velikih odstupanja.
• Paralelne liste izvan glavnog sustava
• Nema jasno odgovorne osobe za ispravke inventara

Stoga, pri odabiru sustava, ne treba gledati samo na funkcije, već i provjeriti odgovara li softver stvarnom tijeku rada u vlastitom timu.

Kontrolna lista za odabir softvera za upravljanje skladištem

Prije donošenja konačne odluke, ove točke treba razjasniti u demonstraciji ili u razgovoru s pružateljem usluga:

• Obrađuju li se prodaja i upravljanje zalihama kroz isti proces?
• Jesu li proizvod, kategorija, barkod i varijanta jednostavni za upravljanje?
• Jesu li popisi zaliha i ispravljanje odstupanja u zalihama jednostavni?
• Postoji li izvješće za artikle s niskim zalihama i najprodavanije artikle?
• Jesu li ponovne narudžbe i primitak robe sljedivi?
• Je li moguće upravljati s više lokacija ili skladišta?
• Jesu li korisnička prava za ispravke inventara kontrolirana?
• Postoji li mogućnost izvoza podataka za računovodstvene i porezne savjetnike?
• Je li sustav proširiv za budući rast poslovanja?

Kako Lonio ovo podržava?

Lonio je prikladan za tvrtke koje žele blisko integrirati prodaju, zalihe, kataloge, nabavu i izvještavanje. Ako se prodaja evidentira na mjestu prodaje, zalihe i izvještavanje trebali bi slijediti isti put. Ova integracija pomaže u smanjenju oslanjanja na nagađanja pri donošenju odluka.

Ako se usredotočujete na zalihe, stranica Upravljanje zalihama i skladištem je dobro mjesto za početak. Ako su struktura proizvoda i barkodovi važni, vrijedi pogledati katalog. Ako su ponovna narudžba i dobavljači relevantni, odjeljak Nabava je pravo mjesto za vas. A kako biste razumjeli kako zalihe utječu na prodaju i donošenje odluka, izvješća su ključna.

Zaključak

U Austriji je upravljanje skladištem više od pukog alata za skladištenje za mala poduzeća. Točna kontrola zaliha usko je povezana s prodajom, nabavom, izvještavanjem, popisom zaliha, likvidnošću i iskustvom kupaca. Ako su podaci o zalihama netočni, odluke o kupnji, ponovno naručivanje, pa čak i pružanje informacija kupcima postaju neizvjesne.

Prije odabira softvera, testirajte vlastiti scenarij: kreirajte proizvod, definirajte barkod ili varijantu, zabilježite prodaju, provjerite zalihe, knjižite primitak robe i preuzmite izvješće o niskim zalihama. Ako je ovaj proces jasan i jednostavan, sustav bolje odgovara vašem svakodnevnom poslovanju. Za porezna i pravna pitanja u vezi s POS sustavima, obveza izdavanja računa (Belegerteilungspflicht) ili Uredba o sigurnosti blagajni (RKSV), preporučuje se i konzultacija s poreznim savjetnikom.

Često postavljana pitanja o upravljanju skladištem u Austriji

Treba li malom poduzeću uopće sustav za upravljanje skladištem?

Ako vaše poslovanje ima robu, sirovine ili prodajne proizvode, upravljanje zalihama može značajno smanjiti pogreške u zalihama, netočne kupnje i izgubljenu prodaju. Potrebna složenost sustava ovisi o broju artikala i vašim procesima.

Eliminira li softver u potpunosti potrebu za upravljanjem zalihama?

Ne, stvarni popis zaliha je obično i dalje potreban. Međutim, softver može značajno pojednostaviti proces inventure jer omogućuje bolje evidentiranje artikala, barkodova, primljene robe, izdane robe i odstupanja.

Treba li sustav upravljanja zalihama biti povezan sa sustavom prodajnog mjesta?

Da, u mnogim tvrtkama. Ako su prodaja i zalihe odvojene, podaci mogu brzo postati neuravnoteženi. Veza s POS sustavom osigurava da se svaka prodaja odmah odražava na zalihama.

Koja je najvažnija funkcija na početku?

U početku su jasna definicija proizvoda, kategorije, ispravne početne razine zaliha, barkodovi ili varijante i izvješća o niskim zalihama važniji od složenih dodatnih funkcija. Sustav mora prije svega održavati osnovne podatke točnima i upotrebljivima.