Kvar blagajne: Što učiniti u Austriji?

Blagajna često zakaže upravo kada je posao najprometniji: zbog nestanka struje, neispravnog hardvera, prekinute veze ili problema sa sigurnosnim sustavom. Za tim je tada najvažnije ostati miran, dokumentirati kvar i slijediti jasan postupak.

Ovaj članak objašnjava što treba uzeti u obzir u slučaju kvara blagajne u Austriji, kada su potrebni ručni računi i pod kojim uvjetima je potrebno izvješće putem FinanzOnline.

Prvo, razjasnite: Što je točno propalo?

Sljedeći koraci ovise o tome je li pogođena sama blagajna ili samo jedinica za izradu potpisa ili pečata.

Samo je sigurnosni uređaj otkazao.

Ako ne radi samo jedinica za izradu potpisa ili pečata, blagajna se općenito i dalje može koristiti. Međutim, računi izdani tijekom tog razdoblja moraju sadržavati napomenu o tome.

"Sigurnosni uređaj nije uspio"

pojaviti se.

Nakon što je sigurnosni uređaj vraćen u prvobitno stanje, mora se kreirati skupni račun potreban prema Uredba o sigurnosti blagajni (RKSV).

Sama blagajna se pokvarila.

Ako cijela blagajna zakaže, prodaju gotovinom treba, ako je moguće, evidentirati na drugoj ispravnoj blagajni.

Ako nije dostupna druga blagajna, prodaja se može dokumentirati ručno. Mora se čuvati preslika svakog izdanog računa.

Ručni računi: Prodaja se može nastaviti.

Kvar blagajne ne znači automatski da prodaja više nije moguća. Ako nije dostupna nijedna druga blagajna, možete izdati račune ručno tijekom prekida rada.

Zbog toga se preporučuje da se na radnom mjestu lako dostupni blokovi za račune s kopijama.

Rukom pisana potvrda treba sadržavati, posebno, sljedeće podatke:

• Naziv i adresa tvrtke
• jedinstveni, sekvencijalni broj dokumenta
• datum izdavanja
• Količina i komercijalni opis robe ili vrsta i opseg usluge
• iznos isplate u gotovini

Opći pojmovi poput "hrana", "piće" ili "roba" nisu uvijek dovoljni. Opis bi trebao biti dovoljno specifičan da jasno identificira prodanu robu ili pružene usluge.

Duplikati se moraju pohraniti u potpunosti i na organiziran način. Kasnije će činiti osnovu za naknadni unos podataka u blagajnu.

Što se događa nakon ponovnog pokretanja?

Nakon što blagajna ponovno proradi, potrebno je ponovno unijeti podatke o prodaji koji su ručno dokumentirani tijekom prekida rada.

Može se navesti broj odgovarajućeg rukom pisanog računa ili njegove kopije. Stoga nije apsolutno potrebno ponovno unositi sve podatke računa u blagajnu.

Pod određenim uvjetima, moguća je i naknadna evidencija u obliku dnevnog sažetka računa. Iz nje mora biti jasno vidljivo barem sljedeće:

• redni broj prvog ručno izdanog računa
• redni broj posljednjeg ručno izdanog računa
• zbroj svih pogođenih dokumenata
• podjela prema odgovarajućim ispravnim poreznim stopama

Duplikati rukom pisanih dokumenata moraju se čuvati i nakon naknadnog snimanja.

Prekid rada dulji od 48 sati: Prijavite putem FinanzOnline

Prema specifikacijama BMF, prekid koji ne traje dulje od 48 sati smatra se privremenim.

Ako prekid traje dulje ili je već predvidljivo da se ne može riješiti u kratkom roku, prekid se mora prijaviti bez nepotrebnog odgađanja koristeći FinanzOnline. Prema trenutnom tumačenju BMF, to općenito znači prijavu unutar najviše jednog tjedna.

To se odnosi i na privremeni kvar blagajne i na odgovarajući kvar jedinice za izradu potpisa ili pečata.

Nakon što je problem riješen, kraj bilo kojeg prethodno prijavljenog prekida rada također se mora objaviti putem FinanzOnline. Ako ponovno pokretanje sustava više nije moguće, umjesto toga se mora prijaviti kao dekomisioniran.

Dokumentirajte kvar na način koji se može pratiti

Uz dokaze, preporučuje se interno dokumentiranje tehničkog incidenta. To uključuje, na primjer:

• Početak i kraj prekida
• oštećena blagajna ili sigurnosni uređaj
• sumnja ili potvrđeni uzrok
• Poduzete mjere
• Kontaktirajte POS pružatelja usluga
• Vrijeme naknadnog snimanja
• Ako je potrebno, prijavite i ponovno pokrenite putem FinanzOnline

Jasna dokumentacija olakšava koordinaciju s dobavljačem blagajne, poreznim savjetnikom i, ako je potrebno, poreznim vlastima.

Priprema je pola bitke.

Najbolje vrijeme za pripremu za kvar blagajne je prije nego što do stvarnog kvara dođe. Kratka interna kontrolna lista daje timu samopouzdanje i sprječava improvizirane postupke.

Sljedeće mjere su posebno korisne:

• Pripremite blokove za račune s kopijama i rezervnim materijalom.
• Odredite fiksno mjesto za pohranu rukom pisanih računa
• Definiranje odgovornosti unutar tima
• Navedite kontaktne podatke dobavljača blagajne i poreznog savjetnika.
• Prođite kroz postupak za ručne prijemke i naknadno evidentiranje.
• Redovito provjeravajte sigurnosne kopije podataka i opcije izvoza.
• tehnički i organizacijski pripremiti mogući zamjenski fond zdravstvenog osiguranja

Važno je da svi zaposlenici znaju gdje se nalaze blokovi za račune i koje podatke treba unijeti na ručni račun.

Kako vam moderni POS sustav može pomoći

POS sustav u oblaku ne sprječava sve kvarove. Problemi s napajanjem, neispravni uređaji, kvarovi pisača ili kvarovi sigurnosnog sustava i dalje se mogu pojaviti.

Međutim, moderna tehnička infrastruktura može ublažiti utjecaj. Centralno osigurani podaci, sljedive transakcije i strukturirane funkcije za kasnije prikupljanje podataka olakšavaju nastavak poslovanja.

Ako je rezervna stanica već ispravno konfigurirana i pripremljena za rad, može se brže implementirati u slučaju kvara. Stoga nije ključno samo je li POS sustav u oblaku, već i kako su sigurnosna kopija podataka, zamjena uređaja, RKSV procesi i podrška implementirani unutar određenog sustava.

Zaključak

Kvar blagajne je neugodan, ali se može dobro riješiti unaprijed pripremljenim postupkom.

Ako je pogođen samo sigurnosni uređaj, blagajna se općenito može nastaviti koristiti s porukom "Sigurnosni uređaj nije uspio". Ako blagajna potpuno zakaže, prodaju treba dokumentirati na drugoj blagajni ako je moguće ili u suprotnom ručnim računima.

Nakon što je greška ispravljena, prodajne transakcije moraju se ponovno unijeti, a duplikati zadržati. U slučaju prekida koji nije privremen, potrebno je zabilježiti i obavijest FinanzOnline.

S jasnim odgovornostima, pripremljenim blokovima za račune i pouzdanim sustavom blagajne, vaše poslovanje ostaje operativno čak i u slučaju prekida.

Rado ćemo vam na besplatnim početnim konzultacijama pokazati kako vas Lonio podržava u sigurnom i sljedivom POS radu.

Izvor: Uredba o individualnoj evidenciji, blagajni i obveza izdavanja računa (Belegerteilungspflicht) (BMF, Findok)

Napomena: Ovaj članak služi samo u opće informativne svrhe i ne predstavlja pravni ili porezni savjet. Za pravno obvezujuće informacije obratite se svom poreznom savjetniku ili nadležnom tijelu.